ANUAL DE DESEMPEÑO SASISOPA: 8 CLAVES PARA CUMPLIR CON LA ASEA (SASISOPA COMERCIAL)
La implementación de un Sistema de Administración de Seguridad Industrial, Seguridad Operativa y Protección al Medio Ambiente (SASISOPA) no termina con la obtención de su autorización. Para mantener un seguimiento adecuado, el Regulado debe evaluar su desempeño, documentar sus resultados y presentar los informes correspondientes ante la Agencia de Seguridad, Energía y Ambiente (ASEA).
Uno de los instrumentos fundamentales para este propósito es el Informe Anual de Desempeño, mediante el cual se documentan los resultados de la operación del Sistema de Administración, sus avances, las actualizaciones realizadas y las oportunidades de mejora identificadas durante el año.
En este artículo, en Mangle Espacios Verdes te compartimos ocho consideraciones clave para preparar este informe y fortalecer el cumplimiento de las obligaciones aplicables al SASISOPA Comercial.
¿Qué establece la normativa sobre el Informe Anual de Desempeño?
Las Disposiciones Administrativas de Carácter General que establecen los Lineamientos para la conformación, implementación y autorización de los SASISOPA aplicables a las actividades de expendio al público de gas natural, distribución y expendio al público de gas licuado de petróleo y de petrolíferos establecen obligaciones relacionadas con la implementación y el seguimiento del desempeño del Sistema.
En particular, el artículo 37 de dichas Disposiciones establece que, una vez concluido el periodo de implementación, el Regulado debe presentar ante la ASEA, durante el primer trimestre de cada año, un informe anual con los resultados del año inmediato anterior, de conformidad con el contenido previsto en el Anexo V.
Por su parte, durante la etapa de implementación deben atenderse las obligaciones de seguimiento que correspondan, incluidos los informes semestrales previstos en las disposiciones aplicables.
Es importante distinguir ambas etapas, ya que los informes de implementación y el Informe Anual de Desempeño responden a obligaciones y objetivos diferentes.
8 consideraciones para elaborar el Informe Anual de Desempeño
1. Identifica la etapa en la que se encuentra tu SASISOPA. Antes de comenzar la integración documental, verifica si tu Sistema se encuentra en la etapa de implementación o si ya concluyó dicho periodo.
Durante la implementación, deberán atenderse los informes y avisos que correspondan conforme a las Disposiciones aplicables. Al presentar el último informe semestral, debe considerarse también el aviso de conclusión del programa de implementación, cuando así corresponda.
Una vez concluida esta etapa, comienza el seguimiento anual del desempeño del Sistema.
Recomendación: Verifica la autorización del SASISOPA, el programa de implementación aprobado y los antecedentes de los trámites presentados ante la Agencia.
2. Respeta el periodo y el plazo de presentación. El Informe Anual de Desempeño debe reportar los resultados correspondientes al año inmediato anterior y presentarse durante el primer trimestre del año siguiente, conforme al artículo 37.
Por ejemplo, el informe correspondiente al desempeño de 2026 deberá considerar los resultados de ese ejercicio y presentarse durante el primer trimestre de 2027.
Para evitar retrasos, es conveniente establecer un calendario interno que contemple la recopilación de información, la revisión de evidencias, la validación de resultados y la preparación del trámite.
3. Integra el contenido establecido en el Anexo V.
El informe debe prepararse con base en los requisitos establecidos en el Anexo V de las Disposiciones aplicables.
No basta con describir las actividades realizadas: es necesario evaluar los resultados del Sistema y documentar las actualizaciones que correspondan.
Entre los aspectos que deben revisarse se encuentran:
Identificación de peligros, análisis de riesgos y aspectos ambientales.
Identificación y actualización de requisitos legales aplicables.
Objetivos, metas e indicadores de desempeño.
Estructura organizacional, responsabilidades y recursos.
Competencia, capacitación y entrenamiento del personal.
Preparación y respuesta ante emergencias, incluidos los simulacros que correspondan.
Mantenimiento, seguimiento operativo y cumplimiento de los programas aplicables.
Investigación de incidentes y accidentes, cuando corresponda.
Auditorías, evaluación del cumplimiento y atención de hallazgos.
Revisión de resultados y oportunidades de mejora del Sistema.
La información específica deberá ajustarse al contenido del Anexo V y a las características de la actividad regulada.
4. Recopila evidencias que respalden los resultados.
Cada resultado reportado debe contar con documentación que permita demostrar las actividades realizadas y su grado de cumplimiento.
Según corresponda, pueden utilizarse:
Registros de capacitación y constancias de participación.
Listas de asistencia y evaluaciones.
Registros de mantenimiento e inspección.
Programas y reportes de simulacros.
Fotografías y bitácoras de actividades.
Resultados de auditorías y evaluaciones.
Registros de incidentes y seguimiento de acciones correctivas.
Encuestas, indicadores y registros de revisión del Sistema.
La evidencia debe ser congruente con lo reportado, corresponder al periodo evaluado y permitir identificar la actividad, la fecha y los responsables cuando resulte aplicable.
5. Conserva la codificación autorizada de los documentos.
Los documentos del SASISOPA deben mantener la trazabilidad con la estructura documental autorizada por la ASEA.
Por ello, antes de integrar el informe, verifica que los procedimientos, instructivos, formatos y demás documentos correspondan a las versiones vigentes y a las actualizaciones formalmente realizadas.
Si se efectuaron cambios en el Sistema durante el periodo evaluado, estos deben identificarse y documentarse conforme a los mecanismos aplicables.
El objetivo es evitar inconsistencias entre el informe, los documentos del SASISOPA y la forma en que opera realmente la instalación.
6. Evita integrar formatos vacíos o evidencia incompleta.
Un formato en blanco no demuestra que una actividad se haya ejecutado. Por ello, cuando se pretenda acreditar la realización de una capacitación, inspección, mantenimiento, simulacro o evaluación, debe integrarse el registro correspondiente debidamente completado.
Antes de presentar la información, revisa que los documentos sean legibles, estén completos y cuenten con las firmas, autorizaciones o validaciones que correspondan.
La integración de archivos en PDF y debidamente firmados puede ser una medida útil de control documental; no obstante, deberán atenderse los formatos, medios de presentación y formalidades que establezca el trámite aplicable.
Importante: Cuando una actividad no se haya realizado, no debe sustituirse su evidencia con un formato vacío. Es preferible identificar la desviación, evaluar sus causas y documentar las acciones correspondientes.
7. Evalúa los incumplimientos y establece acciones de mejora.
El Informe Anual de Desempeño no debe limitarse a recopilar documentos. También debe permitir evaluar la eficacia del Sistema, identificar desviaciones y establecer medidas para mejorar sus resultados.
Cuando se detecten incumplimientos o hallazgos, es recomendable documentar:
El requisito o actividad incumplida.
La descripción de la desviación identificada.
Las causas que la originaron, cuando corresponda.
Las acciones correctivas o preventivas aplicables.
El responsable de su atención.
Los plazos establecidos y el mecanismo para verificar su cumplimiento.
Este seguimiento permite mantener la trazabilidad de los hallazgos y fortalecer la mejora continua del SASISOPA.
8. Verifica el trámite que corresponde ante la ASEA.
La Agencia identifica los trámites relacionados con los informes del Sistema de Administración, entre ellos:
ASEA-00-026: Informes semestrales de cumplimiento al Programa de Implementación del Sistema de Administración.
ASEA-00-027: Informe anual de desempeño.
La selección del trámite debe corresponder a la etapa en la que se encuentra el Sistema y a la obligación que se pretende atender.
Antes de presentar la documentación, consulta la información oficial y verifica los requisitos, formatos y medios de ingreso vigentes.
Puedes consultar el portal oficial en el siguiente enlace:
Lista de verificación antes de presentar tu informe.
Antes de concluir la integración del Informe Anual de Desempeño, te recomendamos verificar los siguientes puntos:
Se identificó correctamente el periodo que se reportará.
Se revisaron las obligaciones aplicables al SASISOPA autorizado.
El contenido atiende los requisitos del Anexo V.
Las actualizaciones documentales están identificadas.
Los resultados cuentan con evidencia suficiente y congruente.
Los registros están completos y son legibles.
Se identificaron los incumplimientos y las acciones de atención correspondientes.
Se verificó el trámite y el plazo de presentación.
Se realizó una revisión final de consistencia documental antes del ingreso.
Conclusión: El desempeño debe demostrarse, no solamente declararse.
La elaboración del Informe Anual de Desempeño es una oportunidad para evaluar cómo funciona el SASISOPA, identificar áreas de oportunidad y fortalecer la gestión de la seguridad industrial, la seguridad operativa y la protección al medio ambiente.
Una integración documental ordenada, acompañada de evidencias verificables y una evaluación objetiva de los resultados, facilita el seguimiento del Sistema y contribuye a una gestión más consistente.
En Mangle Espacios Verdes promovemos el cumplimiento normativo mediante un enfoque técnico, preventivo y orientado a la mejora continua, para contribuir a que los regulados fortalezcan sus sistemas de administración y sus prácticas operativas.
¿Necesitas apoyo para revisar o integrar tu Informe Anual de Desempeño del SASISOPA? Acércate a nuestro equipo para conocer cómo podemos apoyarte en la revisión documental y el seguimiento de las obligaciones aplicables a tu actividad.
Nota: este artículo tiene fines informativos y no sustituye la revisión de las disposiciones, autorizaciones y requisitos específicos aplicables a cada Regulado. Antes de presentar un trámite, consulta las fuentes oficiales vigentes.
Creado por: Ing. Geofísica Gabriela del Carmen Espinosa Arce
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